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Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y
versátil calculadora. Su capacidad para ejecución de complejas
funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en
matemáticas, estadística o economía. La hoja de cálculo sin
embargo no sólo trabaja con números sino que también cuenta con
funciones para tratamiento de información.
Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la
hoja de cálculo. Veremos en cambio únicamente un ejemplo con el
propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas
empleadas y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus
conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones ->
Oficina ->OpenOffice.org Spreadsheet o bien desde cualquiera
de las aplicaciones del
paquete seleccione Archivo -> Nuevo Hoja de cálculo
Nos aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con
el estilo habitual de distribución de herramientas de
OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no
es una página en blanco, como estábamos acostumbrados, sino una
inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una de las
casillas que se forman en la intersección de columnas con filas
se conoce con el nombre de celda. Cada celda tiene una dirección
que resulta de combinar la letra de la columna con el número de
la fila. Así a la primera celda empezando por la izquierda nos
referiremos con el nombre "celda A1".
Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos
sirva para acercarnos a las posibilidades de esta aplicación.
Un ejemplo paso a paso
La idea es recoger en un cuadrante las temperaturas máximas y
mínimas a lo largo de un año y obtener automáticamente las
diferencias, así como las medias anuales.
Pulsamos sobre la primera celda y tecleamos "Temperaturas
mensuales. Año 2004" , a modo de título para nuestra tabla.
Escribimos los meses en la primera columna, a partir de la
tercera fila y titulamos la segunda, tercera y cuarta columnas
como Máxima, Mínima y Diferencia , respectivamente. Por
último introducimos el valor de cada temperatura máxima y mínima
en la fila del mes correspondiente.
Decidiremos el tipo, tamaño, estilo y color de fuente, la
alineación del texto en relación con la celda que ocupa, los
atributos de las líneas de separación entre celdas, etc.
Todas estas características se encuentran accesibles bajo la
pestaña correspondiente en esta ventana de formato de celdas.
Por este procedimiento podemos establecer y modificar el aspecto
de la tabla tantas veces como sea necesario hasta conseguir los
resultados deseados.
Lógicamente la funcionalidad esencial de esta aplicación consiste
en realizar automáticamente ciertas tareas de cálculo, a partir
de unos datos introducidos manualmente. Por lo tanto, la columna
correspondiente a las diferencias de temperatura se calculará en
base a los valores de las columnas anteriores. Una forma sencilla
de conseguirlo consiste en introducir en la barra de
fórmulas, con la celda D3 seleccionada,
"=B3-C3", es decir, le indicamos a Open
Calc que obtenga el valor de la celda D3 como diferencia de
los valores que contienen las dos celdas anteriores de su fila.
El resto de celdas de la columna Diferencia
siguen la misma secuencia y por tanto no tenemos que volver a
escribir la fórmula, sino que haremos lo siguiente:
1. Hacemos clic en la celda C3
2. Llevamos el puntero del ratón al borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma de una cruz.
3. Hacemos clic ahí, arrastramos hasta la celda C15 y soltamos el clic.
2. Llevamos el puntero del ratón al borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma de una cruz.
3. Hacemos clic ahí, arrastramos hasta la celda C15 y soltamos el clic.
Calc realizará un pegado inteligente de la fórmula y
establecerá como pauta para obtener el valor de cada celda la
diferencia entre las dos anteriores de su fila. A partir de este
momento, cualquier alteración que se produzca en las columnas de
Máximas o Mínimas tendrá su
reflejo automático en la columna Diferencia.
Como ejemplo de funciones más complejas totalizaremos en la
última fila los valores medios anuales de cada tipo de
temperatura. Para ello podemos utilizar el Asistente de
funciones:
1. Haga clic en la celda donde
quiere insertar la fórmula, en nuestro caso la B14
2. Pulse en el botón de la barra de funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de funciones.
3. En la columna de la izquierda seleccione Promedio y pulse Siguiente.
4. Junto al campo de texto etiquetado como número 1, verá un pequeño cuadrado con una flecha verde, pulse ahí. Volverá a la hoja de cálculo.
5. Seleccione ahora el conjunto de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga clic en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14 en el ejemplo. Pulse la tecla Intro.
6. Finalmente pulse el botón Aceptar para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.
2. Pulse en el botón de la barra de funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de funciones.
3. En la columna de la izquierda seleccione Promedio y pulse Siguiente.
4. Junto al campo de texto etiquetado como número 1, verá un pequeño cuadrado con una flecha verde, pulse ahí. Volverá a la hoja de cálculo.
5. Seleccione ahora el conjunto de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga clic en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14 en el ejemplo. Pulse la tecla Intro.
6. Finalmente pulse el botón Aceptar para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.
Haga lo mismo para los rangos de celdas desde C3 hasta C14 para
las Mínimas y D3 hasta la D 14 para la
Diferencia. O, para mayor rapidez pulse en la
esquina inferior derecha de la celda B15 y arrastre lateralmente
hasta D15.
Ahora podemos continuar dando formato a la hoja de un modo
bastante similar a como lo haríamos con una tabla de Writer. El
título de esta tabla debería situarse en una posición centrada en
la parte superior, para ello seleccionamos las cuatro primeras
celdas de la primera fila y elegimos la opción Formato -> Unir
celdas del menú general de Open Calc.
Gráficos estadísticos
Otra de las características más apreciadas de este programa es la
posibilidad de generar gráficos estadísticos a partir de una
serie de datos. Para crear un diagrama de la forma más sencilla
siga estos pasos:
1. Seleccione el área donde se
encuentran los valores incluyendo los títulos de las filas y
columnas que deban aparecer en el gráfico. En nuestro ejemplo
significa que debemos seleccionar desde A2 a B15
2. Vaya al menú Insertar -> Diagrama. Se inicia el Asistente para diagramas
3. Asegúrese de que están marcadas las opcones Primera fila y Primera columna como etiqueta y pulse Siguiente.
4. En esta pantalla y la siguiente configure el tipo de gráfico que prefiera.
5. Finalmente indique el título del diagrama y la leyenda que debe aparecer en los ejes de coordenadas y pulse Crear.
2. Vaya al menú Insertar -> Diagrama. Se inicia el Asistente para diagramas
3. Asegúrese de que están marcadas las opcones Primera fila y Primera columna como etiqueta y pulse Siguiente.
4. En esta pantalla y la siguiente configure el tipo de gráfico que prefiera.
5. Finalmente indique el título del diagrama y la leyenda que debe aparecer en los ejes de coordenadas y pulse Crear.
De esta manera tan sencilla hemos generado una representación
visual de los datos de nuestra hoja. Probablemente, aún sea
necesario realizar algunos ajustes para adaptar su aspecto y sus
características.
Podemos cambiar la ubicación del gráfico dentro de la hoja sin
más que arrastrarlo con el cursor y situarlo en la posición
deseada. También podemos cambiar su tamaño utilizando los
manejadores como si de una imagen se tratara.
Si pulsamos dos veces sobre el diagrama cambiará el aspecto de la
ventana y entraremos en un entorno de edición para modificar los
atributos del gráfico, tanto los relativos a las líneas y al
texto como el tipo y el estilo global, hasta el punto de que
podemos generar un diagrama totalmente diferente.
Ya hemos completado este sencillo ejemplo y tenemos elaborada
nuestra hoja de cálculo con su gráfico asociado, de manera que,
si alteramos los valores introducidos en las celdas,
automáticamente se modificaría el aspecto del diagrama
actualizándose y reflejando las nuevas cantidades.
Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo,
donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
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Orígenes de las hojas de cálculo
En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation
de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este
tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU.
número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970.
La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una
invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la
corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque
el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de
las patentes de software.